Infothek

Einsatzszenarien

Dokumentenmanagement-Systeme unterstützen Sie in sämtlichen Bereichen im Unternehmen und bringen Ihnen einen spürbaren Vorteil. Um dies zu verdeutlichen, vergleichen wir einige Tätigkeiten mit und ohne ELOoffice.

Wir stellen die Arbeiten und den Zeitaufwand nach, der mit und ohne den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems wie ELOoffice benötigt wird.

Ohne ELOoffice


08.30 Uhr 
  
Der Postbote bringt die gesammelte Tagespost: 13 Dokumente.

09.00 Uhr   
Die Sekretärin beginnt mit dem Bearbeiten der Tagespost. Nach dem Öffnen wird jeder Beleg mit einem Eingangsstempel versehen und den Zuständigkeitsbereichen zugeordnet.

10.00 Uhr   
Der Sortiervorgang ist beendet

11.00 Uhr
Der letzte Sachbearbeiter hat seine Post aus dem Sekretariat abgeholt. Die Bearbeitung beginnt nun in den einzelnen Büros. Nach der Bearbeitung werden die Belege gesammelt und im Wochen bzw. Monatsrhythmus in Papierordner einsortiert.

Mit ELOoffice


08.30 Uhr   
Der Postbote bringt die gesammelte Tagespost: 13 Dokumente.

09.00 Uhr
Die Sekretärin beginnt mit dem Bearbeiten der Tagespost. Sie scannt alle Belege, versieht diese mit einem digitalen Stempel und verteilt diese bequem in die ELOoffice-Postbox der zuständigen Personen.

09:15 Uhr
Jedem Sachbearbeiter steht seine zugewiesene Post zur Verfügung.

Ohne ELOoffice

11:00 Uhr
Ein Kunde ruft an und fragt nach der verbleibenden Garantiefrist für ein Produkt mit der Seriennummer 210577-09-11S23p

11:05 Uhr
Der Sachbearbeiter kann nicht ad hoc eine Auskunft geben, da der Geschäftsfall vermutlich ein paar Wochen oder Monate zurückliegt. Er sichert ihm jedoch einen Rückruf „so schnell wie möglich“ zu. Die Suche beginnt…

11:30 Uhr
In der Kundenakte findet der Kollege leider keinen Eintrag. Auch in der Warenwirtschaft kann er zu dieser Seriennummer nichts finden. Vermutlich wurde diese damals nicht erfasst.

16:30 Uhr
Der Sachbearbeiter gibt die Suche auf und ruft den Kunden zurück, dass der Kunde nicht vergessen wurde, die Suche aber noch etwas Zeit in Anspruch nimmt.

Mit ELOoffice

11:00 Uhr
Ein Kunde ruft an und fragt nach der verbleibenden Garantiefrist für ein Produkt mit der Seriennummer 210577-09-11S23p

11:01 Uhr
Der Sachbearbeiter sagt dem Kunden, er kann gerne am Telefon warten, da er die gewünschte Information in seinem ELO-Archiv blitzschnell gefunden wird. Nach Eingabe der Seriennummer erfolgt das Suchergebnis und der Kunde erhält direkt die gewünschte Antwort und ist zufrieden.

Ohne ELOoffice

14:00 Uhr
Der interne Rechnungslauf wird gestartet. Es wird unterschieden zwischen Kunden, die Ihre Rechnung per Briefpost erhalten möchten und zwischen den Kunden, die Ihre Rechnung ausschließlich als PDF-Dokumente, per E-Mail erhalten wollen.

14:30 Uhr
Der Rechnungslauf ist beendet, ein Sachbearbeiter sortiert die Rechnungen nach Empfänger. Alle Rechnungen werden eingescannt oder kopiert, damit die entsprechenden Nachweise erbracht werden können und die Rechnung archiviert werden kann.

14:50 Uhr
Die Rechnungen, die mit der Briefpost versendet werden, sind kuvertiert und bereit zum Versand. Nun folgen die Rechnungen, die per E-Mail versendet werden müssen.

15:30 Uhr
Alle Rechnungen wurden per E-Mail versendet. Nun müssen die Rechnungen der Ausgangspost intern in Papierordner abgelegt und archiviert werden.

16:30 Uhr
Die Ablage ist beendet.

Mit ELOoffice

14:00 Uhr
Der interne Rechnungslauf wird gestartet. Es wird unterschieden zwischen Kunden, die Ihre Rechnung per Briefpost erhalten möchten und zwischen den Kunden, die Ihre Rechnung ausschließlich als PDF-Dokumente, per E-Mail erhalten wollen. ELOoffice bietet für jeden Beleg die entsprechende Option, Arbeitsschritte zusammenzufassen.

14:30 Uhr
Der Rechnungslauf ist beendet, alle Rechnungen wurden ausgedruckt, durch ELOoffice Print&Archiv direkt im ELO Archiv archiviert. Die Kunden, die Ihre Belege ausschließlich per E-Mail erhalten wollen, haben diese aus ELO heraus in ein PDF-Dokument gewandelt und an eine E-Mail angehängt.

14:50 Uhr
Die Rechnungen, die mit der Briefpost versendet werden sind kuvertiert und bereit zum Versand. Der Rechnungslauf sowie die Ablage der Belege sind erledigt.

Ohne ELOoffice

09:00 Uhr
Im Büro sucht der Kollege einen Lieferschein von der Spedition N. Mayer mit der Belegnummer A-49674. Im Papierordner unter 2014/ M wie Mayer ist dieser leider nicht aufzufinden.
09:15 Uhr
Die Suche blieb bisher erfolglos. Eventuell liegt der Vorgang noch bei einem der Kollegen. Da Dokumente, wie z.B. Lieferscheine von unterschiedlichen Personen in mehreren Abteilungen bearbeitet werden, gibt es mehrere Möglichkeiten, wo sich dieser befinden kann.
10:15 Uhr
Die Nachfrage bei den Kollegen bringt leider keine neuen Erkenntnisse. Vielleicht ist diese in einem falschen Register abgelegt worden?
10:40 Uhr
Der Beleg ist gefunden! Der Lieferschein wurde versehentlich im Speditionsordner unter 2014/ N abgelegt.

Mit ELOoffice

09:00 Uhr
Im Büro sucht der Kollege einen Lieferschein von der Spedition N. Mayer mit der Belegnummer A-49674. In ELOoffice stehen verschiedene Suchmechanismen für unterschiedliche Suchstrategien zur Verfügung. Durch Eingabe der Belegnummer oder alternativ nach z.B. Volltextinformationen, steht der gewünschte Beleg innerhalb von Sekunden zur Verfügung.

09:01 Uhr
Der Beleg wurde im Archiv anhand der Belegnummer gefunden.

Wie setzt man ELOoffice richtig ein?

Sie möchten mehr erfahren, wie man ELOoffice richtig einsetzt? Sehen Sie in unsere Video-Serie "Schultze & Chef", wie ein DMS Ihre tägliche Arbeit unterstützen kann.

Videos Schultze & Chef

ELOoffice Referenzen

Wie funkioniert DMS in der Praxis? Lesen Sie von Anwendern, die bereits ELOoffice einsetzen.

ELOoffice Webseminare

Erleben Sie das neue ELOoffice 10 in unseren kostenlosen Webseminaren.