Produkt

Funktionen

Unser Ziel ist es, die wechselnden Anforderungen des Marktes und damit des Anwenders zu erfüllen. Deshalb passt sich ELOoffice Ihren Bedürfnissen und Strukturen an.

Mit ELOoffice können Sie Ihre gewohnte Archivstruktur 1:1 nachbilden und gehen dabei stets in den vertrauten Ordnungsmechanismen Archiv-Aktenschrank-Ordner-Register vor. Die Intuitive Bedienung hilft Ihnen, schnell und unkompliziert mit der digitalen Archivierung mit ELOoffice zu starten.

Die Funktionen von ELOoffice im Überblick:

Schnelle Ablage von Dokumenten

  • Schnelle und gezielte Ablage von Dokumenten
  • Lernfähiger Ablageassistent
  • Automatische Verschlagwortung

Legen Sie Dokumente einfach und schnell in ELOoffice ab. Ziehen Sie Lieferscheine, Bilder, Rechnungen und andere Arten von Dokumenten auf die passende Ablagekachel in der ELO Dropzone. ELOoffice übernimmt damit für Sie die Verschlagwortung und Ablage.
Die Ablagekacheln in der ELO Dropzone können von Ihnen je nach Bedarf frei definiert werden.

Scannen & archivieren in einem Schritt

ELO Scan&Archive
  • Einfacher Scan- & Ablageprozess
  • Texterkennung per OCR
  • Automatische Verschlagwortung der Dokumente

Sie wollen Ihren Scan- und Ablageprozess beschleunigen? Dafür bietet sich die ELO Scan&Archive-Funktionalität an. Sie sorgt dafür, dass die Informationen aus den gescannten Dokumenten über die Texterkennung (OCR) einfach ausgelesen und in die Verschlagwortung übernommen werden.

Dokumente scannen und ablegen von unterwegs

ELO QuickScan
  • Erfassen Sie Dokumente mit Ihrem Smartphone
  • Mühelose Übertragung mehrerer Dokumente an ELOoffice
  • Automatische Bilderkennung und -optimierung

Erfassen Sie Dokumente mobil mit der App ELO QuickScan und übertragen Sie diese direkt von Ihrem Smartphone an ELOoffice 10.5 und an andere ELO-Applikationen. Fotografieren Sie einfach ein Dokument – ELO QuickScan sorgt mit der automatischen Bilderkennung für ein optimales Bild. Die App erkennt Kanten passgenau und schneidet sie entsprechend zu. Kleinere Anpassungen können Sie zusätzlich manuell vornehmen. Wählen Sie die erfassten Dokumente mit einem Klick aus und übertragen Sie diese mühelos in ELOoffice 10.5. Dabei können mehrere Dokumente gleichzeitig gesendet werden. Sie bestimmen, wohin die Dokumente gesendet werden: In die Postbox oder an einen frei wählbaren Ort im Archiv. Senden Sie Dokumente an die Postbox, können Sie diese direkt verschlagworten. Auch ohne Internetverbindung können Sie Dokumente mit ELO QuickScan erfassen. Sobald sich Ihr mobiles Endgerät wieder im Netzwerk befindet, in dem auch ELOoffice läuft, setzen Sie die Übertragung fort.

Dokumente immer dabei haben

MobileConnector
  • Mobiler Zugriff auf ausgewählte Dokumente und Ordner
  • Synchronisation mit mobilen Endgeräten
  • Daten einfach und bequem überall hin mitnehmen

Greifen Sie selbst bei Auswärtsterminen auf die von Ihnen benötigten Dokumente zu. Mit dem ELO MobileConnector können Sie ausgewählte Ordner und Dokumente von ELOoffice auf Ihr mobiles Endgerät übertragen. Dabei entscheiden Sie selbst, ob Sie Ihre Dokumente über Ihren eigenen Server oder über einen Cloud-Dienst synchronisieren.

Die Übertragung der Daten starten Sie als Anwender im selbsterklärenden Dialog des ELO MobileConnectors. Mit einer Auflistung aller getätigten Synchronisationen behalten Sie hier alles im Blick und konfigurieren die Einstellungen nach Ihren Bedürfnissen.

Dokumente finden mit nur einem Klick

ELO Click&Find
  • Text markieren und die Suche direkt starten
  • Suche ist aus den gängigen Anwendungen möglich
  • Tastenkombination zur Suche selbst bestimmen

Mühelose Suche im ELO Archiv mit nur einem Klick. Markieren Sie einfach einen Suchbegriff, starten Sie die Suche und das Ergebnis wird Ihnen direkt geliefert.

ELO Click&Find können Sie auch dann verwenden, wenn Sie einen Begriff in einer Email, auf einer Website oder in einer anderen Applikation markieren.

Drucken, archivieren & versenden auf einen Klick

  • Schnelle Bearbeitung von Belegen
  • Drucken, archivieren und versenden von Belegen aus anderen Programmen & Applikationen heraus

Mit ELO Print&Archive drucken, archivieren und versenden Sie Ihre Belege aus anderen Software-Applikationen, z.B. einer Warenwirtschaft, heraus.

Mit der geführten Bedienung werden Sie bei der Anwendung von ELO Print&Archive unterstützt. Bevor Sie starten, können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen und damit die Funktion Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen: Legen Sie beispielsweise fest, welche Belegarten Sie bearbeiten möchten, definieren Sie Ihre eigenen Regeln zur Ablage und welche Schritte Sie mit ELO Print&Archive durchführen möchten.

Komfortables Arbeiten durch MS Office Integration

MS Office Integration
  • Vollständige Integration in MS Office
  • Komfortables und benutzerfreundliches Arbeiten
  • Gewohnte Arbeitsumgebung nutzen

Erstellen Sie Dokumente in Ihrer gewohnten MS Office Anwendung und speichern Sie diese ohne Zwischenschritte in ELOoffice. Der ELO-Button ist vollständig in die MS Office-Suite integriert, um Ihnen ein möglichst müheloses Arbeiten zu ermöglichen.

Mit der direkten Speicherung in ELOoffice sind Änderungen am Dokument eindeutig nachvollziehbar. Außerdem können Sie mit der Zugriffs- und Rechteverwaltung bestimmten, wer das Dokument bearbeiten kann. Ältere Versionen bleiben erhalten und können jederzeit wiederhergestellt werden.

Weitere Funktionen, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag unterstützen:

Für ein termingerechtes Arbeiten

Legen Sie z.B. bei der Rechnungsablage automatisch einen Wiedervorlagetermin zur Kontrolle des Zahlungszeitraums an, termingerechtes Arbeiten ist so gewährleistet. Beim Ablegen jeglicher Dokumente können Sie diese Funktion nutzen. 

Digitales Arbeiten mit Stift, Stempel und Co.

Wichtige Stellen im Dokument farblich hervorheben, stempeln oder eine Haftnotiz aufbringen? Mit ELOoffice müssen sie auf das vertraute Arbeiten mit Stift, Stempel und Notizzetteln nicht verzichten. Wie gewohnt versehen Sie z.B. im Archiv Haftnotizen auf Dokumente oder nutzen Standardstempel und selbst erstellte Stempel, um Unterlagen zu markieren.

Mehrere Dokumente gleichzeitig verarbeiten

Mit der Stapelverarbeitung lassen sich eine Vielzahl an eingegangenen Dokumenten auf einmal verarbeiten. Mehrere zuvor markierte Dokumente werden so in einem Schritt automatisch abgelegt.

übersichtlich und intuitiv

Eine übersichtliche Oberfläche spart sehr viel Zeit bei der täglichen Arbeit. Anhand der Multifunktionsleiste finden Sie die ELOoffice-Funktionen und Befehle sehr schnell und einfach.

Individuelles Berechtigungskonzept

Soll jeder in Ihrer Firma alle Dokumente einsehen, bearbeiten oder soagr löschen können? Bei ELOoffice können Sie Rechte auf Ordner, schränke und Dokumente vergeben. So stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf entsprechende Daten haben.

Im unveränderbaren PDF/A- und TIFF-Format

Für eine Langzeit- archivierung können jegliche Dokumente über den ELO TIFF oder ELO PDF/A Printer ins Archiv abgelegt werden. Die weltweit standardisierten Formate TIFF und PDF/A bieten in Verbindung mit ELO zwei wesentliche Vorteile: Zum einen die Speicherung von Dokumenten in ein unveränderbares Format und zum anderen die Lesbarkeit des Dokuments auch nach vielen Jahren.

Zeit sparen mit lernfähigen Tools

Dieses Feature spart sehr viel Zeit bei der Archivierung. Der Anwender legt eine Dokumentenart (Ablagemaske) ab und ELOoffice schlägt automatisch einen intelligent gewählten Ablageort vor. Der Anwender kann auf die spezifische Definition eines komplizierten Indexaufbaus verzichten.

Eine Übersicht aller Funktionen von ELOoffice 10.5 finden Sie hier: Funktionsübersicht

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